Käyttöohjeet > Rekisterit > Tuo Excel, Access tai XML

Toiminnolla on mahdollista tuoda ohjelmaan asiakas- tai tuotetietoja muista järjestelmistä.

Sekä asiakas- että tuotetietoja voidaan tuoda useaan kertaan samasta tiedostosta. Mikäli vanha tieto jo löytyy järjestelmästä, sen tiedot päivitetään. Muussa tapauksessa luodaan uusi tietue.

Molemmissa tuonneissa on määritykset mahdollista tallentaa profiileiksi, jolloin samanlaisesta tiedostosta tietoja tuotaessa ei määrityksiä tarvitse tehdä joka kerta uudestaan.

Mikäli tuodaan XML-tiedostoa, tulee sen olla sellainen että se sisältää vain yhden tauluelementin ja tiedoston Schema voidaan päätellä tiedoston perusteella. Tiedostossa voi olla viittaus erilliseen DTD dokumenttiin.

Excel-tiedoston tulee olla sellainen, että sen ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot.

Tuonnissa on kolme vaihetta

1.	Määrittele siirtotiedoston nimi kohdassa ”Tiedosto”. Kun nimi on määritelty tulee tiedosto lukea. Jos kyseessä on Excel tai Access tiedosto tulee tässä ilmoittaa myös sen laskentataulukon/tietokantataulun nimi. Kun tiedosto on luettu ilmoittaa ohjelma sen sisältämien tietueiden lukumäärän.

Seuraavaksi tulee määritellä mitkä tiedoston kentät vastaavat mitäkin KASÖÖRI.NET tietokannan kenttiä. Excel taulukon ensimmäisen rivin tiedot tulkitaan aina otsikoiksi. Access ja XML tiedostoissa otsikot sisältyvät aina taulukon rakenteeseen. Myyntihinta voidaan tässä kohtaa laskea ostohinnan perusteella. Jos tuotava tiedosto ei sisällä jotakin tietoa (esim yksikkö) tulee siihen kohtaan valita ”Ei mitään”. Kirjanpitotiliksi on määriteltävä järjestelmästä löytyvä tili.

3.	Lopuksi tulee määritellä mikä tavarantoimittaja ja tuoteryhmä jokaiselle tuotavassa tiedostossa olevalle tuotteelle määritellään. Lisäksi voidaan määritellä miten ohjelma käsittelee uusia tai järjestelmästä jo löytyviä tietoja.

Kun kaikki pakolliset tiedot on määritelty. Voidaan määrittely tallentaa profiiliksi ”Tallenna profiili” napista.

Napista ”Tuo tiedot” ohjelma tuo tiedostosta luetut tiedot tuoterekisteriin. Jos siirrossa tapahtuu virheitä (esim. hinta-kenttä sisältääkin kirjaimia) ohitetaan kyseinen tietue ja lopuksi annetaan virheilmoitus. Samassa yhteydessä voi tarkistaa lokitiedostosta mitkä tietueet antoivat virheilmoituksen ja miksi.

Jos toiminto luo uusia tuotteita, annetaan näille automaattinen tuotekoodi. Mikäli käytössä on käyttäjän itse määrittelemät tuotekoodit voidaan ne joko määritellä itse tuontitiedostossa tai sitten antaa niiden määräytyä automaattisesti valitsemalla ”Ei mitään” kohdassa oma koodi.

Asiakastietojen tuominen tapahtuu hyvin pitkälti samalla tavalla kuin tuotetietojen, tiedot ovat vain hiukan eri.

Mikäli lista ajetaan uudelleen ja kohdataan sama asiakas (tunnistus perustuu kenttään ulkoinen asiakastunnus) ei asiakasta lisätä uudelleen vaan sen tiedot päivitetään.